Protección de datos [ID: 10336]

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CORPORACIÓN MULTIVAC S.A.S.

Corporación Multivac S.A.S., con Nit. 900.304.858-2 en lo sucesivo, sociedad comercial, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., y matriculada en la Cámara de Comercio de Bogotá bajo el número 01920648, dando cumplimiento a las normas de tratamiento de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes, será quien actúe como responsable del tratamiento de los datos de las personas naturales que se encuentren es sus bases de datos de empleados, clientes y proveedores, de acuerdo con la siguiente política de tratamiento de datos personales:


1. IDENTIFICACIÓN DE CORPORACIÓN MULTIVAC S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NOMBRE: Corporación Multivac SAS
DIRECCIÓN: Carrera 98 No. 25G-10 Bodega 11 
DOMICILIO: Bogotá
CONMUTADOR: 7029298
CORREO ELECTRÓNICO: info@co.multivac.com
PÁGINA WEB: www.multivac.com

2. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

Los datos y autorizaciones de Tratamiento se recolectarán por medios físicos (suministro de la información por parte de los Titulares, de manera telefónica, por escrito, o verbalmente) o electrónicos (a través de la página web de o la página web del Encargado del Tratamiento de los datos que Corporación Multivac S.A.S. designe, así como mediante el uso del correo electrónico de los Titulares de tales datos).  
 
Los datos recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las Bases de datos de Corporación Multivac S.A.S. y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado podrá acceder a estas Bases de Datos.  
 
Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada. No obstante lo anterior, Corporación Multivac S.A.S. podrá operar las bases de datos mediante un Encargado del Tratamiento de datos, en cuyo caso, hará saber a los titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por ello, serán aplicables a tal encargado, de forma que el Titular pueda ejercer los derechos que le confiere la ley, tanto frente a Corporación Multivac S.A.S. como frente al Encargado del Tratamiento designado por ésta.


3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS 

Los datos de las personas naturales que se encuentren o se recolecten en las bases de datos de Corporación Multivac S.A.S., serán utilizados únicamente en las actividades o eventos de carácter administrativo, comercial y de marketing que estén directamente relacionados con el desarrollo del objeto social de Corporación Multivac SAS y dentro de los criterios establecidos en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

a) En relación con la naturaleza y las funciones propias de la Sociedad Corporación Multivac S.A.S. El Tratamiento de los datos de clientes y potenciales clientes se realizará con la finalidad de comercializar nuestros productos y servicios.
 
b) Talento Humano: El Tratamiento de los datos personales se realizará para la vinculación, contratación, desempeño de funciones o prestación de servicios, marketing de compañía, retiro o terminación del vínculo que establezca la Sociedad Corporación Multivac S.A.S. con personas naturales.  
 
c) Proveedores y Contratistas: El Tratamiento de los datos personales se realizará para los fines relacionados con el desarrollo y el proceso de gestión contractual de productos y/o servicios que la Sociedad Corporación Multivac S.A.S. requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.
 
d) Seguridad en las instalaciones: El Tratamiento de los datos personales de las personas que visitan las instalaciones se realizará para la vigilancia, control y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la Sociedad Corporación Multivac S.A.S.

4. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

a) Datos sensibles: son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
 
b) Tratamiento de datos sensibles. No es obligatorio el suministro de datos sensibles, excepto cuando:
 
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.


c) Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. En principio no se dará tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. En todo caso no es obligatoria la información de los datos personales de menores de edad y deberá siempre, en caso de requerirse, mediar autorización de los padres de familia o tutores de los menores.


5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales que integran las bases de datos de Corporación Multivac SAS tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Corporación Multivac S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía Corporación Multivac S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo  previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

c) Ser informado por la sociedad Corporación Multivac S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la compañía Corporación Multivac SAS ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento

 

6. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR.  
 
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:  
 
a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Corporación Multivac S.A.S. 

b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. 

c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

d) Por estipulación a favor de otro o para otro. 

e) Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
 
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
 
Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contener, como mínimo, la siguiente información:  
 
i. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.

ii. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

iii. Los derechos que le asisten al Titular.

iv. La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresión de los datos suministrados por el Titular.

 

8. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

Corporación Multivac S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.


9. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Corporación Multivac S.A.S ha designado a su área legal como responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de los datos personales que integran sus bases de datos, ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar la autorización que hubiere dado a Corporación Multivac S.A.S. para el tratamiento de los mismos.

Que para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales el titular podrá contactar al responsable de los datos en Corporación Multivac S.A.S. a través de los siguientes CANALES DE COMUNICACIÓN:  

En los siguientes teléfonos: Fijo: 7029298 a nuestra dirección de notificación judicial Carrera 98 N° 25G-10 Bodega 11 de Bogotá o al siguiente correo electrónico: info@co.multivac.com  

Cualquier cambio en la Política de Datos será informado y publicado oportunamente en la página web de la Compañía, www.multivac.com

10. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

Corporación Multivac S.A.S. ha diseñado el procedimiento que se relaciona a continuación para que los titulares de la información personal que integra las bases de datos de Corporación Multivac S.A.S., puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización que hubiere dado para el tratamiento de los mismos:

a) Consultas:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de Corporación Multivac S.A.S., quien deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará por cualquiera de los canales de comunicación que se señalan en ésta política de manejo de datos, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

b) Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento por parte de Corporación Multivac S.A.S. de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que Corporación Multivac S.A.S. no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c) Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consulta ante Corporación Multivac S.A.S., con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.


11. FECHA EN LA QUE ENTRA EN VIGENCIA LA POLÍTICA DE MANEJO DE DATOS Y VIGENCIA.

La  política de tratamiento de datos personales de Corporación Multivac S.A.S. empieza a regir a partir del día 1 de Octubre de 2017, y será publicada en su página web www.multivac.com (o estará a disposición en nuestras oficinas), para que pueda ser consultada por todos los titulares de datos y demás personas interesadas, y estará vigente mientras que Corporación Multivac S.A.S. lo considere pertinente y necesario en el desarrollo de su objeto social.